豆知識・情報：取引確認書とは？必要な記載事項や項目・使い方や書き方と簡単な例文・注意点について…

取引確認書とは、企業とお客様との間で取引が開始される際に【確かに取引に合意しました】という事を書面に残すために作成される書類です。
主に、取引内容や条件について、また、会社概要を簡単に記載するような様式が多いです。

取引確認書は、企業とお客様との取引を証明するために使われるのですが、普段あまり使う事はありません。ではどのような場面で使われるのでしょうか？

◆取引内容を再確認するため

請求書の作成や、支払明細書の作成をする方が、企業とお客様との取引内容を再確認するために使用されます。振込先はどこだったのか、支払日はいつだったのかなど、取引確認書を見る事で確認する事ができます。

商品の納期などもこの書類で確認する事ができ、事務業務の中では欠かせない書類となっています。

◆取引確認書は2部作成しましょう。

取引確認書を双方のどちらかで保存する場合、もし偽造されてしまっても偽造されてしまう前の正確な書類がないと、「偽造されている」と断定する事は難しく、トラブルが起きてしまうと不利になってしまいます。取引確認書を双方で保管できるように2部作成し控えを作成しておくことをおすすめします。

◆PCでの保管はOK？
PC内にデータを保管していてもOKです。押印があるものだとより信憑性が増しますので、できればPDFにして残しておくことをおすすめします。

取引確認書について、多くの場合は取引が決定した後に返信用封筒と切手を同封し、郵送される事が多いのですが、直接伺いサインと押印を貰う場合もあります。

渡し方については、決まりはございませんので会社の指示に従いましょう。控えを用意する場合は、きちんと原紙の記入・サイン・押印を確認した後に渡すようにしましょう。

取引確認書には、決まった様式が無く、会社によって使用されているひな形も様々あります。ここでは、最低限あると便利な項目を紹介しています。必須記載事項については必ず会社へ確認した後に作成するようにしましょう。

自社の社名・住所・担当者氏名・連絡先などの基本情報を記載しておきましょう。

「確認書」だけでは、一目見ただけでは何の確認書かわかりません。表題は、分かりやすいように「取引確認書」や「○○○（取引内容）取引確認書」のように一目見て把握できるようにしておきましょう。

取引内容について注意事項や、決定事項などを記載しておきましょう

◆記載例・例文

・支払に関しては、事前に見積書が必要となります。
・1ヶ月の支払いが2000円未満の場合、次月へ繰越とする。

など、取引の条件や、内容についてなどを記載しておきましょう。

◆会社概要
・社名
・代表者氏名
・代表者連絡先
・所在地
・事業内容
・設立年月日
・資本金
・年間売上
・従業員数

など、契約会社について必要な情報記入欄を作成しましょう。


◆経理担当者
経理担当者の連絡先やメールアドレス、FAX番号を記入できる欄を作成しましょう。


◆締め日・支払日
締め日と支払日を記入できる欄を作成しましょう。


◆決算月
決算月について記入できる欄を作成しましょう。


◆支払方法
支払方法について、記入する欄を作成しましょう。


◆取引銀行
振込先の銀行について
・銀行名
・支店名
・口座番号（当座・普通）
・口座名義人

を記入できる欄を作成しておきましょう。銀行名、支店名、口座名義人にはフリガナを記入してもらうようにしましょう。

取引確認書の内容に間違いが無いようにしましょう。取引確認書の内容に間違いがあった場合、取引先に迷惑をかける事になるので、必ず記入後はしっかりと記入内容を確認しておく必要があります。

取引内容を記載する場合は、営業担当者と一緒に内容を確認し、相違が無いかをチェックしてもらいましょう。

◆特に気を付けて確認する項目についての書き方
・所在地
・電話番号
・取引銀行
・支払条件

間違えてしまうと、郵便が違うところに届いてしまったり、振込を違うところにしてしまったりと、大変なトラブルとなってしまいます。
特に間違えないように気を付けましょう。

取引確認書は企業機密情報が記載されている事もあり、とても重要な書類となるので、郵便でやり取りする場合は、書留郵便で郵送する事をおすすめします。書留郵便は、受取人のサインが必要で、確実に送付者に届くようなシステムになっている為安心して書類を送る事ができます。

作成時によくある質問を簡単にご紹介致します。

【質問】倒産した会社の取引確認書（その他書類も含め）は処分しても大丈夫なのでしょうか？

【答え】取引先が倒産し、倒産した会社が清算結了していたとしても、帳簿保存義務年数に達していない場合は、処分しないようにしましょう。
相手の会社関係者と連絡がつくようでしたら、書類を引き取ってもらう事も可能です。

【質問】取引先との取引内容が変更になりました。書類は改めて作成するべきでしょうか？変更した部分だけ、上から書き足す事はいけないのでしょうか？

【答え】
取引確認書の内容を変更する場合は、必ず新たに作成するようにしましょう。
控えを渡しているのであれば、なおさら作り変えて、控えを再提出しましょう。

取引確認書のテンプレートも無料でダウンロードしご利用頂く事が出来ます。様々な様式がある為、自分の使いやすいひな形を見つける事ができます。必要事項もご自身で、簡単に追加する事も出来ます、是非ご利用ください。下部のリンクより用途に合わせたテンプレートをダウンロードしご利用ください。