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業務引継書の書き方とは?作り方のコツやポイントなど解説! 無料

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業務引継書の書き方とは?作り方のコツやポイントなど解説! 無料

急な部署異動や担当・役割が変更の際に、業務引継書を作成すると、次の担当者への引継ぎが楽になりますし、新たに担当者に安心して業務を任せることができます。

しかし、業務引継書を作る機会はそれほどあることではないので、いざ業務引継書を作るとなると、どんなことを書けばよいのか迷ってしまう方も多いでしょう。

そこで今回は、今までの担当していた業務から離れる場合に作った方がよい業務引継書の書き方や書く際のコツなどについて紹介します。

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業務引継書の書き方とは?作り方のコツやポイントなど徹底解説!

そもそも、業務引継書とはどういった書類なのでしょうか?ここでは、業務引継書をどういったケースで作成した方がよいのか、業務引継書を作成する際のポイントなどについて解説していきます。業務を引き継ぐ再に分かりやすい業務引継書の作成出来る様にしましょう。

そもそも業務引継書とは?

業務引継書は、部署異動や担当・役割が変更になり、業務の担当を他の方に交代する際に、これまで自分が行っていた業務の内容や、担当する際に注意しなければならないことなどをまとめ、次の担当者に渡す書類全般のことです。

業務引継書を作成しなくても、口頭での引継ぎを行なっている組織も少なくありませんが、口頭では伝え漏れがあったり、上手く伝わらない・伝えたけど聞き逃していたといったことで後々トラブルが発生してしまったりする可能性があります。そうしたトラブルを防ぐためにも、業務の引継ぎは口頭だけでなく、業務引継書を使うようにした方がよいでしょう。

作業日報の作り方は?

業務引継書を作る場合、以下の順番で作るようにすれば、比較的迷わずに業務引継書を作ることができます。スムーズに作成する為にはある程度のコツや作成手順がありますので、作り方を理解して分かりやすい引継書を作成しましょう。

手順① 引継ぎのスケジュールを作る

業務引継書の作成は、現在、行っている業務のなかで行う必要があります。担当が変わるのですから、新たな担当の準備もしなければなりません。そのため、いつまでに業務引継書を作る、いつまでに次の担当者と引継ぎを行うなどの引継ぎのスケジュールを作り、そのスケジュールに沿って業務引継書を作っていきましょう。

配置替えなどで担当が変わっても、その組織にいる場合はギリギリのタイミングでの引継ぎでもよいでしょう。しかし、出向や転勤、退職などでその組織から離れる場合は、最終出社日の3日前ぐらいには引継ぎを終えているようにスケジュールを組んでおいた方がよいです。

手順② 引継書に記載する内容を決める

引継ぎまでのスケジュールを作ったら、そのスケジュールに沿って業務引継書を作成していきましょう。業務引継書に記載しておいた方がよい内容は、次のとおりです。

 業務の目的と概要(社内での位置付け)
 作業手順(フローチャートなど)
 作業期間や納期
 業務に関連する部署、担当者、報告先、取引先
 業務で過去に起こったトラブル
 その対処法のノウハウ
 業務に必要なデータ

業務を担当者へ引継ぎを行う場合は引き継ぐ担当者がある程度の理解が出来る書式で作成する必要があります。シンプルで見やすく、業務が簡単に理解出来る内容の業務引継書を作成しましょう。

手順③ 実際に引継書を作成する

業務引継書に書く内容をまとめたら、実際に業務引継書を作成していきましょう。ワードなどを使って作成していってもよいですし、組織に業務引継書のテンプレート(雛形)があるのなら、それを使ってもよいでしょう。

また、この記事の最後でさまざまな場面で使える業務引継書のフォーマットの無料ダウンロードが可能なので是非ご活用ください。業務引継書に業務に必要なデータは記載しない場合、そのデータに関する書類や電子データがどこに保管されているかはきちんと記載しておくことが大切です。

次に担当者になる方が、保管場所を知らない可能性もあります。そのため、引き継ぐ書類、電子データ、ツールといったものを保管・保存している場所は業務引継書に必ず記載し、次の担当者が戸惑わないようにしてあげましょう。

手順④ 引継書を渡す

業務引継書を作成すれば、業務の引継ぎが終わるわけではありません。業務引継書を見ただけでは分からないことや、もっと詳しく聞いておきたいこともあるはずです。業務の引継ぎは、ただ引継書を渡すだけではなく、必要に合わせて引継書の内容を説明して疑問点がないか確認しておきましょう。

書き方のポイントは?

分かりやすい内容で書く為にはある程度のポイントを押さえて作成する必要があります。後任に引き継ぐ場合でも確りとした内容で作成する様にしましょう。業務引継書を書く場合のポイントやコツを紹介します。

ポイント① 見やすく整理することが重要

業務引継書は、見る方に分かりやすく・見やすく書くことがポイントです。引継ぎが必要なことを思いつくまま書いていくのではなく、顧客別や項目別に整理して書きましょう。記載内容が多いようであれば、目次を付けて一覧で見られるようにしておきましょう。

ポイント② 業務だけでなく関わる関係者も記載しておく

業務引継書には業務内容だけでなく、その業務に関わる社内外の関係者の氏名・連絡先を一緒に書いておくことも大切です。その業務に関わっていない人物であっても、似たような業務を行っている人や、その業務に関する相談やアドバイスをしてもらえる可能性がある人物の氏名・連絡先があれば、それも書いておきましょう。

ポイント③ できるだけ細かく丁寧に書く

業務引継書に業務の手順を書く場合は、出来る限り細かく丁寧に書いておくこともポイントです。自分だとこんなことはわざわざ書かなくても分かるだろうという内容でも、細かく書いておくことが大切です。引き継ぐ担当者が理解出来なければ作成する意味がありません。

ポイント④ 実際の引継ぎ前には再度引継書をチェック

業務引継書の作成は、通常の業務をしながら作成しかないとならないものなので、業務引継書に書き忘れてしまったことや、自分だけが知っていたことを忘れていて書いてなかったことがある可能性があります。そのため、作成した業務引継書は、何度か見直して書き忘れや書き間違えがないかチェックしておくことが大事です。

ポイント⑤ 業務を引き継ぐ後任の立場に立って書く

業務引継書は、自分のためにではなく、業務を引き継ぐ後任の担当者のために作成するものです。そのため、業務引継書を書くのに重要なポイントは、業務を引き継ぐ後任の担当者が困らないように、後任の担当者の立場に立って書くことです。自分が業務を引き継ぐことを考えれば、後任者が見ても迷わない、困ったときの手助けとなる業務引継書を書くことができるでしょう。

ポイント⑥ 職種別の引継書の作成ポイントを理解する

業務引継書は、職種によって書くときのポイントに違いがあります。例えば、営業職は引き継ぐ業務の内容に加え、過去の取引履歴、過去の提案資料、契約書、見積書、請求書など関係書類の所在を分かりやすく残しておくことが大切です。

また、企画職は、過去の企画資料や過去の調査資料が残っていれば、その書類がどこに保管・保存されているか分かりやすく伝えておきましょう。もし可能なら、業務引継書の関連書類として一緒に渡してあげてください。

事務職の場合、過去のデータに加え、さまざまな手続きに必要な書類のテンプレートのデータがあるでしょうから、業務で取り扱う書類やデータファイルの保管・保存場所の一覧表を作成しておくとよいです。

業務引継書を作成するタイミングは?

業務引継書を作成するタイミングには、

 部署異動
 配置転換
 出向や転勤などによる勤務地の異動
 退職

といったことが挙げられます。

また、部下や後輩がしっかりしてきたので、これまで自分がやってきた業務を任せたときも、業務引継書の作成のタイミングです。

業務引継書を作成する場合は、後任の担当者に業務を引き継がせることを決意した日からコツコツ作成しておくことが大切です。過去に業務引継書を作ったことがある方であれば経験していますから知っているでしょうが、どんな業務であっても、業務引継書を作るのは大変です。

日頃、何気なくやっていることや、無意識でもできるようになっていることを、他の方に伝わるように文書化していかなければなりません。

業務に関する資料やデータ、名簿などがあれば、それを整理してまとめていく作業もあります。出向や転勤などによる勤務地の異動であれば、引っ越しの準備もあるでしょうし、引継ぎが終わったら退職するのなら、退職に関する手続きや転職活動などもあるでしょう。

引継ぎのスケジュールを作るのに、あまりにも短いスケジュールにしてしまうと、肉体的や精神的な大きな負担になってしまい、中途半端や役に立たない業務引継書になってしまう可能性もあります。

そのため、業務引継書は、業務を引き継がせると決めたタイミングから作成を始め、通常の業務の合間や休憩時間、就業後の時間を利用して少しずつ作成しておくことが理想的です。

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過去に業務引継書を作ったことがある方は、前の業務引継書を雛形として、業務引継書を作っていけばよいでしょうが、業務引継書を作るのが初という方は、自分で業務引継書を作っていく必要があります。

通常業務や引っ越し・転職の準備も進めながら業務引継書を作っていくのは大変でしょう。ここに、手軽で扱いやすい業務引継書のフォーマットを掲載していますので、是非ご活用ください。無料でダウンロード出来るテンプレートとなります。以下よりご利用ください。

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業務引継ぎは今後の担当者・引継ぎを行う自分の評価に繋がる場合も!

業務の引継ぎは口頭だけでも済ますことは可能ですが、口頭での業務引継ぎだと聞き間違いや聞き逃しがある可能性もあります。聞き間違いや聞き逃しなどによって後任者にトラブルが起きても、出向や転勤、退職での引継ぎの場合は後任者を助けてあげるのは困難です。

引継ぎ後に後任者から度々業務に対する連絡が来てしまっては、自分の新しい仕事にも支障をきたす可能性もあります。そうしたことにならないようにするためにも、今回お話ししたことを参考にして業務引継書を作成し、しっかりと引継ぎを行なっておくべきです。 業務引継書の無料テンプレートをダウンロード
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