• 【必見】配送依頼書とは?書き方や保管期間など徹底解説!

【必見】配送依頼書とは?書き方や保管期間など徹底解説!

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【必見】配送依頼書とは?書き方や保管期間など徹底解説!

配送依頼書という言葉自体、あまり聞きなれないものではないでしょうか。一般的によく聞く発注書や納品書などとは、どのように違うのでしょうか。

なぜ聞きなれないのか、それは簡単に言うと、会社内における連絡書だからです。発注書はお客様からの注文を受けた書類で、納品書は品物と一緒についてくる書類ですよね。ちなみに、納品書は何を購入しても常についてくるものなので、よく見かけると思います。また、請求書は請求される際によく見ますよね。

ここでは、配送依頼書の書き方や保管期間などについて解説していきます。最後に無料のシンプルで使いやすいテンプレートもご紹介しておりますので、ご活用くださいませ。

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配送依頼書とは?書き方や保管期間など徹底解説!

配送依頼書とは、客先より発注を受けて出荷担当に渡す書類です。発注書はお客様からの注文を受けた書類で、納品書は品物と一緒に同梱します。納品書は何を購入しても常に添付されているため、よく見かけますよね。それでは、あまり馴染みのない配送依頼書とは何か、書き方や保管期間について詳しく説明していきます。

配送依頼書とは?

配送依頼書は、出荷の依頼が間違いなくできたかどうかの最終確認ができ、納期や数量、品目チェックをするときにも便利で、配送手配をするために必要な書類です。さらに、客先からの注文を受けたものを、実際に発送してもらうために使用する書類です。

客先名、住所、電話番号、詳細備考、手配日、納期、数量、品目間違いのチェックをその用紙一枚で確認できるうえに、複数名で確認することができる優れものです。
配送依頼書の発行手順は、次のとおりです。

1. 客先より注文がはいります
2. 発注書を作成し、受注入力します
3. 配送依頼書を作成し、出荷担当に渡します
4. 納品書を発行し商品に同梱します
5. 請求書を発行し、郵送

以上のような流れが一般的です。受注手配を間違ったら当然ダメですが、同時に配送依頼書も間違ってはいけない大切な書類だということです。
配送依頼書は会社内で使用する書類になるため、客先に届くことはありませんが、出荷場は損益が出ないようにする最後の砦なので、作成する際は細心の注意が必要です。

配送依頼書が必要な理由は?

配送依頼書は、出荷担当者にきちんと注文を取り次ぐために必要で、数量や品目確認ができる書類です。また、配送先、納入時間なども同時に確認できる大切な書類といえます。手配間違いしないために特に重要なポイントは次の3つです。

〇出荷依頼を担当者に取り次ぐため
〇出荷数量や品目を間違えないため
〇配送先や時間を確認するため

それでは、詳しくみていきましょう。

理由①出荷依頼を担当者に取り次ぐため

出荷業務担当者に、配送時の詳細や電話で何度も確認が必要ないようにするため。また、出荷後に本当に出荷間違いなくされているかどうかを確認できるようにするために配送先、納入時間等も同時にも必要な理由です。書面で残すことで、後々、何便で、いつ着くのかを一目で確認できるよというメリットがあります。

理由②出荷数量や品目を間違えないため

出荷時に気をつけることの重要なポイントとして、出荷数量の間違いと品目(品種)間違いがあります。この2点を書面で伝えることで、しっかりとチェックができます。出荷数量を間違えてしまうと、車のサイズ(何t車)、積載率が変わってくるため、会社の損益に関わってきます。

品目間違いも同様で、損益を出さないためにも必要な書類になります。品目間違いでの出荷は、返品(着払い)や返品引取をしないといけなくなるため、特に気をつけなければならないので重要です。さらに、出荷元のミスによる返品運賃は、出荷元の会社側が負担しますので、かなりの損益になります。

理由③配送先や時間を確認するため

配送先への発送の場合、1台の車で、2か所・3か所と配達に行けたらコスト削減につながります。また、納入時間も客先と相談してみることもできますが、納入時間を融通してもらえると積載率を上げるのにも効果的です。さらに、配送依頼書で納入時間を確認することがあげられます。

配送依頼書で確認する際、どこへ配送するのか、客先名、住所、電話番号、納入日、納入時間が必要です。納入日や同じ方面かどうかの記載があるおかげで、出荷日、配送先が前もって分かるため、車の配車も効率よくでき、無駄が省けるようになります。

例えば、積載量15t車では13t700kgが積載可能重量です。13t700kgギリギリまで荷物を積むことでコスト削減につながります。逆に、15t車に10t100kgしか積まない場合、3t600kg空きが出るため、運賃単価が上がります。

配送依頼書の正しい書き方は?

配送依頼書はExcelで作成すると効率的です。ちなみに、横書き・縦書きどちらでも構いません。書き方の手順は下記のとおりです。

1.右側に配送依頼日を明記します。
2.真ん中に配送依頼書と明記します。
3.左側に配送先名を明記します。
4.順に、住所・電話番号・FAX番号・納入日・配送先名や住所が正しく明記されているか、また、違う会社名や住所を記入していないかを必ずチェックしてください。
5. 続いて、品名(品種)数量、入数、ケース数、合計ケース数を明記します。

フォーマットがある場合、それにしたがって明記していくとよいでしょう。

書き方の注意点ですが、配送先名、住所が正しく明記されているか、また、違う会社名や住所を記入していないかを必ずチェックしてください。そして、品名と数量も間違いがないか確認するようにしましょう。納入日は一番変更がかかりやすい部分なので、納入日の変更はもうないか最終確認するとよいです。

何月何日、何便出荷と一番上に大きく記入してみると、何便でいつ出たのか後々調べるときに便利ですよ。また、配送が完了したら「済」のハンコを押すなど、終了したかどうかのチェックが見ただけで誰でも分かるようにすることもおすすめします。

配送依頼書の保管期間はどのくらい?

書類の保管期間はさまざまですが、配送依頼書の場合、7年保管が望ましいです。

7年保管は、基本的に税務調査時に必要な書類です。あまり提出する機会はありませんが、念のため注文書と同様、7年保管しておくほうがよいでしょう。

そもそも、7年間も保管するなんて難しいと思っている方は、下記に7年間保管するためのポイントや手順をまとめておきます。参考にしてください。

1.年度ごとに、配送依頼書をダンボールに入れます。
2.中に入っている配送依頼書の年度をダンボールに記載します。
3.倉庫などにダンボールを積む場合は、年度が若いほうを手前にします。

ダンボールに詰めるほど書類の量が無い場合は、ファイルなどに挟めて年度ごとに分かるようにしておくとよいでしょう。

配送依頼書のフォーマット(無料のテンプレート)はこちら

配送依頼書は社内における依頼書類のため、特に決まった形式というものが存在しません。ただし、統一した書式で作成することで、配送時の手配間違いが起きにくくなります。そのため、一番伝わりやすいフォーマットを作成するか、配送依頼書フォーマットを見つけて、使用することをおすすめします。

納入日を先に記載している方がよいのか、納品先を先に書いてある方がよいのか、人によって捉え方がさまざまだと思いますので、ぜひ社内で検討し、扱いやすいフォーマットを使用してみてください。手配間違いがなくなり、配送がスムーズにできること間違いありません。

書き方が簡単でシンプルなデザイン、手軽で扱いやすい配送依頼書の様式(フォーマット)を掲載していますので、是非ご活用ください。無料でダウンロードを行う事が出来る配送依頼書となります。

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配送依頼書はメリットが非常にある書類となりますので、用意する事が大事!

配送依頼書は会社にとってメリットがあり、ミスをなくしていける大事な書類だということが分かったと思います。ミスをなくし、コスト削減がという大事な役割をもっている書類のため、作成時に間違いがないように細心の注意が必要ですね。 また、作成時に間違いがなくても、配送(出荷)業務担当者が間違ってしまっては意味がありません。そうならないために、詳細が記載されていて、なおかつ、2重・3重チェックができるという点が非常に効率的であることが分かります。 ミスは誰でもあることですが、複数の目でチェックすることで見落としをなくしていけるということが最大限にいかせる配送依頼書は、会社にとって大きな役割を持っていると思います。用途に合わせて無料のテンプレートをご利用くださいませ。
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