豆知識・情報：見やすい「工程表」作り方とは？作業を効率よく進める為に作成する書き方のポイントを…

工程表にはいくつかの種類があります。それでは、どんな工程表があるのか、工程表を書く際のポイントなどについて見ていきましょう。行程表を作成する場合は作業内容が確認出来る事が必要不可欠となります。見やすい・使いやすい工程表を作成する事で簡単に管理が出来る様になります。

工程表は、作業を行う現場で必要となる作業予定表や進行予定表のことです。工程表を作成することによって、いつまでに、どこまでの作業をしなければならないか、今どこまで作業が進んでいるのかを明確にすることができます。

工程表を作成することによって、この作業現場ではどのような物資がどれくらい必要か・どの程度の人員が必要か・今後においてどういった仕事内容を用意する必要があるかなども明確にできます。そのため、工事現場、建築現場やプログラム開発の現場、そして製造業などでは、作業を実施する際は、必ずこの工程表の作成が行なわれています。工程表を作成することで、作業手配や準備を先に行うこともできるようになり、それによって作業期間の短縮ができるといったメリットもあります。

一口に工程表といっても、工程表にはいろいろな種類があります。工程表の種類によって工程表で明確化できる内容が違ってくるので、どういった作業をするのかなどの目的に応じて、適切な工程表を選ぶ必要があります。

工程表のなかでも最もポピュラーなのがバーチャート工程表です。バーチャート工程表は、縦軸に作業項目（タスク）を横軸に作業を行う日付を記入する工程表で、誰が見てもスケジュールの把握ができることや、工程表のなかでも作成が簡単なので、はじめて工程表を作成するならこのバーチャート工程表がおすすめです。

バーチャート工程表にデメリットがあるとしたら、タスク間の関連が分かりにくいということです。バーチャート工程表とガントチャート工程表は同じと思っている方もいますが、実はバーチャート工程表とガントチャート工程表は少し違います。

バーチャート工程表とガントチャート工程表は似てはいますが別物です。バーチャート工程表が横軸に作業を行う日付を記入するのに対し、ガントチャート工程表は横軸には作業の進捗率を記入します。横軸に記入する内容が違うだけなので、ガントチャート工程表のメリットもデメリットもバーチャート工程表と同じです。

曲線式工程表や工程管理曲線などと呼ばれることもあるグラフ式工程表は、縦軸に進捗率を横軸に作業日時を記入して曲線で進捗具合が分かるようにする工程表です。記入するのが進捗率と作業日時なので、進捗率と作業予定日時の両方が一目で分かるのがメリットです。

上方・下方許容限界曲線を補助線として記入することで、予定よりもどれだけ遅れていいのか、予定を進めることができるのかを確認することもできます。ただし、タスクとの関連が分かりづらい、各タスクの進捗を見ることができないというデメリットがあります。

円と矢印を利用し、各タスクにかかる工数と各タスク間の関連性が分かるようにしたのがネットワーク工程表です。ネットワーク工程表を活用することで、最短でプロジェクトを終えるために同時に始められるタスクは何か、どのタスクから着手したら効率がよいかなどな把握することができます。

その為、あるタスクが終わらないと次のタスクに移れない場合にはネットワーク工程表を用いるのがおすすめです。ただし、作業の進捗が分かりづらいというデメリットがあります。また工程表のなかでも、作成が難しい工程表だといってよいでしょう。

どの種類の工程表でも、必ずこう作らなければならないという決まりはありません。そのため、基本的には工程表は自分の自由に作っても問題ありません。多くのテンプレートなどがあるので、用途に合わせて見本や参考にし作成するのが、簡単で便利です。

工程表を作るのに多くの方が使っているのがエクセルです。何故エクセルを工程表作成に利用している方が多いかというと、エクセルシートが工程表作成に非常に適しているためです。作業進歩の管理などもしやすいのが特徴的です。

工程表で作成しなければならないのは項目です。必要な項目が記入できるように仕切り・区分けをするだけで、工程表の基本的な部分は作れます。エクセルシートなら、その工程表の項目の仕切り・区分けが簡単に作れるので、工程表をどうやって作ろうと悩んでいる方はエクセルで工程表を作るのをおすすめします。

ワードでも工程表の作成はできますが、余りおすすめはできません。ワードの場合は、必要な項目が記入できるように仕切り・区分けをするセルシートをまず作成する必要があります。それだけで膨大な作業量になってしまいますので、エクセルを使って工程表を作るより時間がかかってしまいます。

ただし、グラフ式工程表やネットワーク工程表のように、グラフや円、矢印を工程表で使う場合には、エクセルよりワードの方が適しています。簡単な工程表の管理や印刷を基本としている場合はワードで作成するのが良い場合もあります。

最近はスマホアプリのなかにも、工程表が簡単に作成できるアプリがあります。工程表を作成するのにおすすめのアプリには、　

〇 Excel Pro工程表　
〇 Hotateの苦悩
〇 簡単Excel工程表
〇 ガントチャートforExcel
〇 Red Warrior
〇 工作2プラス
〇 ANDPAD
〇 かん助
〇 eYACHO
〇 フィールドプラス
〇 Photoruction
〇 ieell.jp
〇 STUCCO
〇 Kizuku

などがあります。これらのアプリには、工程表のフォーマットが入っているので、簡単に工程表の作成が可能です。

エクセルやワードを活用して自分で工程表を作成するのが難しいという方は、ウェブページなどで提供している工程表のテンプレート（雛形）を利用するという方法もあります。

いろいろな方がウェブページなどで工程表のテンプレートを公開しているので、それをダウンロードすれば簡単に工程表を作成できます。も工程表のテンプレートがダウンロードできるので、是非ご活用ください。

エクセルやワードを利用すれば、工程表を作成するのはそれほどむずかしいことではありません。ただ、工程表を見る方に分かりやすい工程表を作成するとなると、工程表の書き方にはいくつかのポイントがあります。

工程表は、現在行なわれている作業がどの程度進んでいるか・どのような作業に注力しているか、などを作業する方に伝えるためのものです。その為、工程表を作成するのなら、誰でも作業工程が一目でわかるように書くことがポイントです。リアルタイムの作業状況や内容が一目で分かるように書くことを心掛けましょう。

工程表はデザインによって、誰でも分かりやすい工程表にすることができます。タスクごとや行や列ごとに色分けするだけでも、工程表の見やすいさが違いますよね。そうした色分けや項目分け、記載の整理などにデザインの違いを作り、一目で工程表内容がわかるような書き方をすることも大切です。

工程表を必要とする作業は、1人で行なう作業・仕事ではなく、複数人が作業に関わることがほとんどです。複数人が作業に関わる場合、偶発的なことで作業日程が変更されたり、作業内容そのものに変更の必要が出てきたりする可能性があります。

その為、工程表は変更されることもあらかじめ想定して、スケジュールやプログラムを組んでおくことが大切です。用途に合わせて作成する必要がある工程表となりますので、無駄がなく見やすく、複数人が理解出来る様に作成や書き方を注意しましょう。

1か所に注視してしまうと全体が見えなくなってしまいます。最初は遠目で見る感じでスケジュールやプログラムを組んでいき、作業の工程の全体像がつかめたら、詳細な工程を煮詰めていくことも、工程表を書く際のポイントです。

工程表は現在行なっている作業だけでなく、次に行う作業を作業する方に伝え、確認させる役割を担っています。その為に次にする作業内容・情報が詳細に分かるように書くこともポイントです。作業をスケジュール通りに進める為の工程表となりますので、次の作業などを分かりやすく色分けなどを行う事も重要です。

工程表の作り方や、工程表の書き方を参考にすれば、自分で工程表を作成することも可能です。しかし、今すぐに工程表が必要という方は、なるべく手間をかけたくないですよね。ここでは、手軽で扱いやすい工程表の無料テンプレートやフォーマットを掲載していますので、是非ご活用ください。