豆知識・情報：Web会議（オンライン会議）のビジネスマナーや注意点（うるさい・騒音）や基本的な…

Web会議とは、パソコンやスマートフォンなどと、ネット環境を使って、顔を合わせてコミュニケーションを取るためのツールです。無料で利用できるアプリもたくさんあるので、手軽に入手することができます。

・どこにいても会議に参加することができる
・移動時間や交通費などを削減することができる
・スケジュールの調整が簡単
・感染症対策

上記のメリットの中でも、会社にとって大きなメリットになるのは、移動時間や交通費が削減できることでしょう。

Web会議にはメリットがたくさんありますので、新型コロナウイルス感染症が落ち着いた頃でも、最大限に活用されることが考えられます。

介護や子育て世帯で、あまり遠方へ行くことができないという方でも、Web会議であれば、自宅からでも参加可能となりますので、離職率も低下するという点もメリットです。

・通信障害などが発生した場合、途切れたり強制退室となる可能性がある
・ネット環境によっては、ラグが発生することもある
・ネット環境がない場所では利用できない
・ツールによっては使いにくい場合もある

ネット環境が良くない場所でWeb会議をしていると、音声が途切れてしまったり、うまく会議に参加することができなかったりといったデメリットがあります。

また、ラグが発生し相手と会話がかぶってしまうことや、話し出すタイミングを見失ってしまうなどのデメリットもあります。

また、ツールによっては操作方法が難しい場合もあり、Web会議に参加するまでに手間がかかってしまうこともあるようです。

Web会議の基本的なマナーをご紹介いたします。

・参加する際の服装はカジュアルに。
・身だしなみは、普段会議に参加する時と同様整える

自宅でWeb会議をする場合、通常の会議とは違い普段着で参加されることもあるでしょう。

Web会議でもスーツ着用と決められている会社も中にはありますが、服装は自由とされている場合、最低限の身だしなみと、服装のマナーを守り参加する必要があります。

Web会議では、顔や上半身しか映らないため気を抜きがちですが、ひげや髪の毛など、しっかりと整えておかなければいけません。

Web会議に参加できたら、はじめに自己紹介を軽く行うのがマナーです。基本的には所属と氏名を名乗り、最後に「本日はよろしくお願いたします」などと一言添えると良いでしょう。必要であれば、会社名も述べましょう。

Web会議では、直接顔を見て話すことに比べて聞き取りにくいこともあります。タイムラグが発生したり、音声が途切れてしまうこともありますので、【ゆっくりと・はっきりと】を意識して話す必要があります。

相槌をせず話を聞いていると「話を聞いていない」と勘違いされてしまいます。Web会議の場合相手が話している時に「はい」などの言葉を発してしまうと、話を遮ってしまうことにもなります。相槌は大きくうなずいて行うようにしましょう。

環境音（生活音）やノイズなどによって、話を遮ってしまうこともあります。

自分が発言しないときは、マイクを切って、発言をする際にマイクをオンにして話すようにしましょう。

ここで、注意していただきたい点は、マイクのオンオフがきちんとされているかどうかその都度確認するように注意しましょう。

Web会議では、参加している方の顔が画面に表示されます。

画面を見ながら話してしまいがちなのですが、使用している端末のカメラを見ながら参加するのがマナーとなっています。

画面につられてしまうので少しむずかしいのですが、カメラを意識して参加するようにしましょう。

基本的なWeb会議の注意点やポイントをチェックしましょう。

Web会議では、とくに参加者が多ければ多いほど発言のタイミングを見失ってしまいがちになります。

・タイムラグが発生してしまうと、他の方と話し出すタイミングがかぶってしまう事もあります。

そこで、発言する際は一呼吸置いて、他の方の話とできるだけかぶらないよう気をつけながら話を進めましょう。

・結論から話すなど、Web会議が円滑に進むような配慮もしましょう。

インターネット回線のトラブルなどが発生しても対応できるように、Web会議の時間までに、接続のテストを必ず済ませておくようにしましょう。

どうしてもトラブルが解決できない場合は、上司に一度相談するようにしましょう。

トラブルを解決する時間を確保するためにも、会議開始30分前には接続テストを開始しておくと良いでしょう。

Web会議は場所を選ばないというメリットはありますが、選ぶ場所によっては騒音によって相手に迷惑をかけてしまうこともあります。

場所選びは慎重に、できるだけ静かな場所を選ぶように心がけましょう。

レストランやカフェなどの公共の場でWeb会議をするのは、周りにも迷惑がかかりますので、避けてください。

殆どのWeb会議では、カメラをONにして参加します。自宅で会議する場合は背景に洗濯物や部屋の様子なども写ってしまいます。

多くのWeb会議ツールでは、バーチャル背景機能が付いているので、そういった機能を活用するのもいいでしょう。

機能がついていない場合、見られたくない場所や物は避けて参加するように心がけましょう。

Web会議のマナーは通常の会議のマナーとは少し違う点もありますが、基本的には、通常会議でのマナーをしっかりと守り、プラス、Web会議ならではのマナーを守れるように心がけることが大切です。

特に、身だしなみや服装などは、サボってしまいがちですので気をつけましょうね。Web会議とは言え、音声のみではなく画面の先に相手がいる事を忘れずに最低限のマナーは守りましょう！