豆知識・情報：アポイントの取り方やビジネスマナー（メールや電話）営業や社会人の正しい文面や文章…

アポイント（アポイントメント）とは、お取引先やお客様のもとへ訪問をするために、事前に相手の都合と合わせて訪問日時を決定するためのいわば「会う約束」のことを言います。

友達と遊ぶ場合、急遽予定が決まることもありますが、ビジネスシーンでの場合、その場の都合でお伺いするのは迷惑行為となります。アポイントを取るのは、ビジネスシーンでの基本的なマナーです。

アポイントを取る方法はいくつかあります。

・会議や訪問の際に、ついでに次回の予定を決める
・電話でアポイントを取る
・メールでアポイントを取る

基本的には電話やメールで取ることが多いでしょう。やむを得ない事情が無い限り、アポイントを取ってから訪問するようにしましょう。

いきなりアポイントの連絡をしても、伝えたいことがまとまらず、連絡事項に漏れが生じる可能性もあります。

アポイントを取る前に事前に以下の点をチェックしてから取るようにしましょう。

1.自分のスケジュール
2.お伺いする内容
3.お伺いの候補日時

当日なぜお伺いするのか、簡単に説明しておくと相手も準備がしやすいので、伝えておきましょう。

アポイントを取る際の基本的なマナーについてご紹介いたします。

訪問する日の前日には、確認と挨拶の意味を込めて連絡を入れておきましょう。連絡は、メール・電話どちらでも構いません。

前日の確認電話の例文

「先日お約束いただきました、明日の打ち合わせに付きまして、約束通り明日の午後（午前）○時に〇〇へお伺いいたします。日時の変更希望はありませんか？」

「明日、お会いできることを楽しみにしております。」

前日の確認メールの例文

「先日お約束いただきました、貴社への訪問日につきまして、ご連絡いたしました。

お約束どおり、○月○日（○曜日）午後○時に御社へお伺いいたします。

日時のご変更を希望でありましたら、お手数ですが〇〇（名前）までお知らせくださいませ。

当日お会いできることを楽しみにしております。

何卒、よろしくお願い申し上げます。」

基本的に、前日に予定変更はマナー違反となります。（やむを得ない事情が無い限り）

予定変更の有無は、前日以降に確認・挨拶の連絡をする際に記載しておくと良いでしょう。

その場合、【何日までに連絡がほしい】という旨も記載しておきましょう。

アポイントを取るタイミングは、一般的にお伺いする必要があると分かった時点で連絡をします。

しかし、お伺いしたい時期が数カ月後などの場合は、早すぎる連絡だと相手も予定が立てにくいため、お伺いしたい時期が決まっている場合は、その時期の1ヶ月前ほどに連絡を入れるといいでしょう。

遅くても10日前には連絡をするよう心がけましょう。

こちらからお伺いする場合、出来るだけ相手の都合に合わせるようにしましょう。

連絡をする際には、いくつか候補を聞いておくと良いでしょう。

いつでも良いと言われた場合は「それでは恐縮ですが、○月○日（曜日）○時からはいかがでしょうか」と候補日をいくつか挙げて提案をしましょう。

口頭でのアポイントの場合、必ず「それでは○月○日○曜日、○時に〇〇（場所）へお伺いいたします。何卒よろしくお願いいたします。」と、最後に必ず再確認のために復唱しましょう。

アポイントを取る際のメールや電話の基本的な例文をご紹介いたします。

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件名：【ご挨拶のお願い】（打ち合わせ日程のご相談について）

〇〇株式会社
〇〇部　〇〇（役職）　〇〇〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

先日電話にて軽くお伝えいたしました、〇〇の〇〇について、〇〇（同行する人が数人いる場合は、それぞれの氏名を記載する）と直接ご説明させていただきたくご連絡申し上げました。

大変お手数なのですが、〇〇様のご都合の良い日時をお伺いしたく存じます。

（※ご訪問は約1時間を予定しております。）

お忙しい中大変恐縮ですが、ご都合につきましてのご連絡をいただけますよう、よろしくお願いいたします。
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日程をこちらで調整する場合

「つきましては日程のご都合をお伺いしたいのですが、いかがでしょうか？
下記日程で訪問させていただくことが可能です。
○月○日（曜日）○時～○時
○月○日（曜日）○時～○時

上記以外の日程でも調整は可能ですので、ご希望日時がありましたら、大変お手数ですが、ご都合の良い日程をお知らせいただければ幸いです。」

上記のようにお伝えすると良いでしょう。

これまで取引をしていない取引先やお客様へアポイントを取る場合は、
どのような内容の説明をしたいのかという事を明確かつ簡潔に記載しましょう。

自分：「いつもお世話になっております。〇〇会社の〇〇と申します。」
相手：「いつもお世話になっております。」
自分：「〇〇様はいらっしゃいますか？」
～
自分：「〇〇様、いまお時間よろしいでしょうか？」
相手：「はい。」
自分：「ありがとうございます。早速なのですが、先日～ので、一度お伺いしたいと思っております。1時間程度お時間をいただきたいのですが、ご都合はいかがでしょうか？」

電話でのアポイントもメール同様、なぜ訪問するのか？お伺いする人数などを簡単にお伝えしましょう。

アポイントを取る際に注意したい点やポイントを、アポイントを取る前にチェックしておきましょう。

電話や直接会ってのアポイントは念のため、決定した日時をメールでも送っておくことをおすすめします。

口頭できちんと復唱している場合でも、当日までに一度確認のメールを入れておくと良いでしょう。

アポイントを取る際に、お伺いする理由をお伝えする必要がありますが、営業トークとなってしまうと快く思う方はいません。

相手もお仕事中で忙しいということを忘れずに、アポイントの内容は具体的かつ簡潔に営業トークのようになってしまわないよう心がけましょう。

当日の同行者が複数人いる場合、必ず同行者がいる事実を伝えておきましょう。伝える際には、同行者の役職と名前も伝えておきましょうね。

ビジネスマナーはたくさんあり、難しいこともありますがアポイントのマナーは、評価を左右されることもあるほど重要なマナ―です。

相手の方に、自分と自社の印象を良く見ていただくためにも、アポイントのマナーはしっかりと頭に入れておきましょうね！

アポイントを取れた場合はビジネス的にも相手の時間を使う事になります。アポイントを取った後もビジネス相手に無駄な時間を使わせないようにプレゼンの資料などもチェックして作成しましょう。