豆知識・情報：大学や大学院に入学・就職の際の推薦状の封筒の書き方や送り方、添え状の例文をご紹介…

推薦状封筒とは、その名の通り就活や部活動の推薦状を入れる封筒のことを言います。通常、高校・大学・大学院などの学校や企業への就職の際に出される推薦状の場合は、学校独自の封筒が用意される場合がほとんどで、推薦状封筒を自分で用意しなければいけないケースは稀です。

ですが、宛名や住所の記載など、自分で書かなければいけない箇所がある場合もあります。そこで、必要になる知識が「推薦状封筒の書き方」です。

推薦状封筒にはいくつか書き方のマナーがあります。推薦状封筒は推薦先の採用担当者が初めに目を通すとても重要な部分となりますので、書き方のマナーは熟知しておきましょう！

推薦状封筒の選びかたのポイントは以下のとおりです。

●白色で無地の封筒
●サイズは角２号もしくは角形A4
●書類はクリアファイルに入れる

基本的に、どのシーンの推薦状を出す場合でも白で無地の封筒を用意しましょう。

茶封筒だと他の郵便物との区別がつきにくいためです。

推薦状封筒は角2号もしくは角型A4のものが適しています。推薦状を雨などで濡れてしまわないよう、クリアファイルに入れて郵送するのは基本的なマナーですので、覚えておきましょう。

推薦状を折りたたんでいれなければいけない長封筒などは使用しないようにしましょう。

それでは、推薦状封筒の書き方についてそれぞれポイントや注意点について解説していきます。

近年では可愛いデザインのシール切手が販売されていますよね。ついつい手が伸びてしまいますが、可愛いデザインやかっこいいデザインなどは推薦状在中の封筒には適していませんので、派手すぎないシンプルなデザインの切手を購入しましょう。

同封書類の重さや大きさによって金額が変わるので、ポスト投函前に料金の確認をしてから投函するようにしましょう。

表書きには主に以下の事を記載します。

●郵便番号
●住所
●宛名

郵便番号は縦書き・横書きどちらの場合でも必ず算用数字で書くようにしましょう。
封筒に郵便番号の欄がない場合は右上部分に記載しましょう！（〒マークを書く必要はありません）

住所は略さずに都道府県から番地・建物名まで正確な住所を書いて下さい。

住所は縦書きが一般的なのですが、学校名や社名に英語表記が多い場合、横書きでもOKです。

ただし、横書きの場合は漢数字を、縦書きの場合は算用数字を利用するように心がけて下さい。

宛名は部署や担当者名を略さず誤字脱字の無いよう、注意しましょう。特に「株式会社」を「㈱」などに略したり、前株・後株などは間違やすいのでしっかりとチェックしておきましょう。

部署や役職名などがわからない場合は「採用ご担当者様」宛で記入しましょう。

裏書きには以下のことを記載します。
●差し出し名
●〆を書く

差し出し名は裏面左下に書きます。住所と氏名を略さずに記載するようにして下さい。

封筒に封をする際は必ず乗りを使用して下さい。セロテープだと配達中に中身が出てしまう恐れもあります。封ののりが完全に乾いたら、封筒の封じ目の真ん中に「〆」か「封」と記載していて下さい。

受け取った人が開封せずとも中身がわかるようにするために「推薦所在中」と朱書きをしておきましょう。朱書きをする場合は赤いボールペンで書き、周りを四角く囲いましょう。

封筒に入れる書類には入れる順番のマナーがあります。

基本的には以下のような順番で入れるようにしましょう。

1.添え状
2.推薦状
3.その他書類

推薦書のみを提出するのはマナー違反となります。推薦書を送付する際には必ず「添え状」が必要となりますので忘れずに作成しておきましょう。

添え状に記載しなければいけない項目は以下のとおりです。

1.日付
2.宛先
3.差出人
4.添え状タイトル
5.本文
6.記書き

封筒の書き方同様、住所や名前、会社名などは略さず正式名称で記入するようにしましょう。

添え状はA4サイズが適切です。

就職・転職・入学、どのシーンであっても推薦状を書いてくれたことに対してお礼をしておくのが大切です。

お礼は必ず物でなければいけないということはありません。学校や会社等の場合、御礼の品を受け取らないようにという決まりがあるところもありますので、推薦状を書いてくれた方へのお礼は基本的には直接会って「感謝の気持ちを伝える」事が適切です。

お礼を手紙に綴って送っても構わないのですが、できれば直接会って伝える、または会いに行く事が難しいのであれば電話で伝えることを心がけましょう。

最後に推薦状の封筒の書き方のポイントをおさらいしてみましょう。

●封筒は白色無地で角2号もしくは角形A4の物を用意する
●封筒の中に入れる書類はクリアファイルに入れて封筒に入れる
●封筒や添え状に書く宛名や差し出し名などは略さずに正式名称で記入する
●表書きには朱書き「推薦状在中」と赤色のボールペンで書く
●裏書きには左下に差し出し名、封をする際には「〆」もしくは「封」と書いておく
●推薦状を送る場合は必ず「添え状」を作って入れておく

就職活動や学校の受験に推薦状があると優位になります。せっかく推薦状を出してもらうことができたのに、封筒や封筒の中身のマナーができていないと意味がありません。

推薦状はすべての人がかならず出されるという文書ではないので、推薦状を出していただける人には感謝の気持を忘れずに、きちんとお礼を伝えるのが礼儀です。