豆知識・情報：年末の挨拶を社外・取引先は送るメールの書き方は？ビジネスマナー簡単な例文も交えて…

年末メールを作成する際、注意したい点がいくつかあります。年末メールを作成する上での注意点を紹介していきましょう。

ビジネス上、年末メールを送ること自体はよいことです。一年お世話になった取引先などに連絡し、しっかり来年もよい関係を築いていこうといった流れを作成することは大切なことです。

一方で注意しなければならないのがそのメールを送るタイミングです。あまりに早過ぎても相手に違和感を与えますし、遅過ぎると年末のタイミングに入ってしまい、年始の挨拶メールとかぶってしまう恐れがあります。仮に社外の方に年末の挨拶メールを送る場合は、一般的な休業日の1週間前あたりがおすすめです。

主に、26日くらいが仕事納めの日といわれていますが、業種によってそれもまちまちです。出来れば20日が過ぎた頃あたりに取引がなさそうな社外の取引先に連絡していくとよいでしょう。社内の人間であれば仕事納めがわかっているため、3日から4日前に送るのが妥当と考えられています。

年末メールで挨拶を送る場合、できれば個別で送る方が丁寧な印象を与えます。一斉メールで作成するのもマナー違反ではありませんが、その場合は大きな組織や団体が関係者に向けて送ることが一般的です。

一個人が一斉メールで年末の挨拶を送ることは、あまりビジネス的にはマナーがおかしいと思われるので注意すべきでしょう。

年末メールの挨拶文について作成していきます。あくまでシンプルな年末メールの挨拶文となっているので、ご自身のシチュエーションに応じて作成できるように心がけていきましょう。

「件名:〇〇様 年末のご挨拶 【株式会社〇〇 ○○】

株式会社◯◯ 営業部 〇〇様

いつも大変お世話になっております。

株式会社〇〇の〇〇でございます。

早いもので今年も残りわずかとなってまいりました。〇〇様には本年も大変お世話になり、感謝申し上げます。

今年、〇〇様にご尽力いただきましたおかげで、〇〇プロジェクトを軌道に乗せることができました。

重ねてお礼申し上げます。業界自体が厳しい状況にありますが、健やかにお過ごしになれますようお祈り申し上げます。

さて、弊社の年末年始の営業日をご案内いたhします。

・年内最終営業日 〇〇
・新年営業開始日〇〇

休業期間中は何かとご迷惑をおかけしてしまいますこと、お詫び申しあげます。

何卒よろしくお願いいたします。メールにて恐縮でございますが、こちらで年末のご挨拶とさせていただければ幸いです。

どうぞ良いお年をお迎えください。 署名」。このような形になります。

これは社外向けですが、社内向けであれば、年末年始の営業日などの項目は不要なので省いてしまいましょう。

年末の挨拶メールの作成のポイントについて、いくつかまとめました。

年末の挨拶メールを作成する際、必ず件名を作成する必要があります。件名で相手の氏名だけを記載したり、「お知らせ」とか「ご挨拶」とか、「今年もありがとうございました」といった文面だと、少し分かりにく印象を与えてしまうでしょう。

おすすめは、上記の例文のように「年末のご挨拶 【株式会社〇〇 ○○】」といったように、年末の挨拶メールであることをしっかりと記載することです。相手も、年末の挨拶メールがやってきたことが理解できますし、返信しやすいのでおすすめです。

年末の挨拶メールとはいえ、基本的にはビジネスメールの類いになります。しっかりとビジネス文書として作成されていることが基本です。

ビジネス向きの挨拶メールの場合、基本になるのはネガティブなことを記載しないということです。

その一方で必ず入れたいのが、相手へのお礼や感謝の気持ちでしょう。上記で解説した年末の挨拶メールの中にも、相手への感謝とお礼の気持ちを入れています。

相手が自社にとって貢献してくれたことや、いつもお世話になっていることなど、とくに大きなイベントがなかったとしても作成しておくことが、社会人としてのマナーになります。

冗長にエピソードをたくさん作成するのはマナー違反とされてしまうので注意しましょう。あくまで、上記の例文程度のシンプルな形で収めておくのがマナーとされているので注意してください。

年末の挨拶メールで必要になってくるのが、年末年始の営業日のメールです。上記でも解説しましたが、取引先にメールをする際は一般的な仕事納めの1週間前程度が基本とされています。

そのため、ギリギリにならない程度といった部分になるでしょう。

取引先も、年末ギリギリで何か依頼をすることもあるでしょうし、できれば営業日を理解していると何かとトラブルを防ぐことができます。

年始の営業日がわかっていれば年新の挨拶を送る可能性もあるでしょう。最後には年末ではなく年始に向けて簡単な一文をメールで作成しておくことも重要です。年末の挨拶メールはこれらポイントに注意して作成してみてください。

年末の挨拶メールは、取引先との今後の関係を維持するためにも重要なポイントになります。正しく年末の挨拶メールを作成できるよう、本記事を参考にしてみてください。

カジュアルな年末の挨拶をメールで送る場合でも基本的な内容を抑えて一年の最後の挨拶文を作成して社外の取引先などに送る場合は注意し作成しましょう。