豆知識・情報：経費精算書とは？簡単な書き方や作り方について解説！作成時の注意点や支払い先の記入…

基本的には経費を何らかの理由で立替を行った場合に作成し会社側へ提出する書類となります。

社員が立替をしていた経費を会社が後日支払う際に、必要となる書類を経費精算書と言います。この経費精算書には、領収書が必要となりますので、領収書の管理はきちんとしておきましょう。

経費として支払いが可能なものの代表的な物をご紹介いたします。

◆消耗品費

消耗品費は分類が少々難しい科目ではあります。例えば、鉛筆やコピー用紙、机や椅子など日常的に使用する備品の取得原価10万円未満で耐用年数が1年未満のものを経費として処理する事ができます。

◆通信費
例えば、電話代、インターネット代、テレビ受信料、切手代など通信費用にかかる費用を経費として処理する事ができます。

◆旅費
出張で使用される、交通費、食事代、宿泊費が経費として処理する事ができます。

◆接待交際費
接待交際費は、顧客や契約会社などが参加される行事は接待交際費として処理する事ができます。接待交際費は特にルールが厳しい為、接待交際費を経費計上する際は交際費のルールをきちんと把握しておく必要があります。

以上の4つとなります。他にも経費として計上される科目はあります。例えば修繕費や保険料、光熱費なども経費として計上する事ができます。

経費として扱えない物を申請してお金を受け取ってしまうと、金額関係なく、業務上横領罪に問われてしまう事になりかねません。事前に経費として計上できるかどうかの確認をしておきましょう。

作成を行う時に注意し作成する必要があります。会社などに決まった書式やフォーマットが無い場合は無料テンプレートなどを利用する事で作成が簡単です。

経費精算書を作成する前に経費を使用する旨を申請する必要があります。どれくらいの金額が必要になるかも記載しなければいけないので、あらかじめ計算しておく必要があります。

会社により、一連の流れは違いますが、今回は基本的な流れをご紹介いたします。

①立替え
社員が立替払いを行います。この際頂いた領収書はきちんと残しておきます。

②経費精算書を作成
立替払いを行った社員が経費精算書を作成します。

③上司の承認
上司が経費精算書を確認し、承認を得ます。

④経理に報告・支払
経理に経費精算の旨を報告し、支払の手続きを行ってもらい、振込または現金で手続きを行います。

◆氏名・部署の記載
経費を申請する社員の氏名と所属している部署がある場合は部署名を記載します。

◆申請日
申請を行う日付を記入します。

◆日付・訪問先等を記載
出張の場合
・出張日
・訪問先
・利用した交通機関
・出発地点
・到着地点
・片道または往復どちらか
・それぞれの金額
・合計金額
これらの項目を記載します。

◆経費精算書を提出するタイミング
会社に決まりがない限りは、レシートや領収書を貰った当日に作成し提出するのが好ましいです。できるだけ早く提出する事で、経理担当者の業務円滑にも繋がります。

経費を支払ってもらう場合、証拠となる物として、領収書やレシートが必要になります。良く、「レシートより領収書の方が信頼される」と思っている方もいらっしゃいますが、その逆で、レシートには、買った物やその数量、金額がきちんと書かれている為、領収書より信憑性が高く、税務上で信頼性があるとみなされます。

領収書でももちろん、証拠としては利用できますが、必ず宛名と品物の名前を書いてもらうようにしましょう。

【領収書・レシートの貼り方】
特に決まった貼り方はありませんが、後に確認しやすい貼り方は、1枚の紙に日付ごとで（A4サイズが好ましい）貼るという方法が一番確認しやすく、保管もしやすいです。

貼り付ける際にテープを使って貼り付けてもいいのですが、経費精算書は長期保管する必要があり、テープが劣化しはがれてしまう恐れがあります。ですので、ノリで貼り付けする事をおすすめします。

個人事業主の場合保管期間は5年間とされている事がほとんどです。法人の場合は7年となっています。注意する点は、領収書を発行した日からではなく、「法人税申告期限」から起算としていますので、十分注意しておきましょう。

◆法人税申告期限とは？
法人税の申告をする期限の事を法人税申告期限と言い、原則決算日後から2ヶ月後を期限としています。例）5月31日が決算日の場合は7月31日が法人税申告期限となります。

作成する時にレシートや領収書を紛失してしまった場合や記録方法などでトラブルにならない様にしましょう。

▼再発行をしてもらう
万が一領収書を無くしてしまったり、貰い忘れてしまった場合は、お店に再発行が可能かを問い合わせてみましょう。

▼利用明細や通帳記録
クレジットカードで精算した場合はクレジットカードの利用明細、ATMなどの場合は証明書や通帳記録、確認メールなども証拠として提出できます。

▼出金伝票
現金を支払いした場合に作成する書類で、
・支払の日付
・支払先の名前（お店の名前など）
・支払金額
・支払の目的
を書いて提出しましょう。

領収書やレシートのコピーは書き足しなどの改ざんの恐れがあるとみなされ、支払の許可が下りません。必ず原本を渡すようにしましょう。

経費精算には税法上時効が決められていて、1年間の正しい決算書を提出しなければならない事から、その時効は原則年度内とされています。もし、提出忘れなどがある場合、あとから提出してしまうと決算書を修正し、再提出しなければいけなく、手間もかかれば信用も失われる事になってしまいます。

ですが、遅れた経費の精算を拒否する事はトラブルが起きる原因にもなりますので、決算書を作成する方は、作成前に社員へ提出忘れがないか確認し提出遅れがある場合は、支払ができない可能性がある事を伝えておきましょう。社員は提出忘れで迷惑をかけてしまわないようにも、十分確認して提出するように心がけましょう。

経費精算書の形式は特に決まっておりませんが、会社で決まっている場合があります。会社で特に決まった形式がない場合は無料でダウンロードが出来るテンプレートをご用意しております。以下よりだ用途に合わせた書式をご利用ください。