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会社に提出が必要な作業日報とは?書き方や保存期間など解説!&無料

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会社に提出が必要な作業日報とは?書き方や保存期間など解説!&無料

「作業日報」を記入して一日の仕事を終える方は多いのではないでしょうか。在宅勤務やテレワークになった場合にも提出が必要になる可能性もある日報、しかし、

 「会社の決まりだから」
 「なんとなく毎日日報を書いているだけ」

と、無駄な時間を費やしているかもしれません。知っているようで知らない「作業日報」についてご紹介します。作業日報の無料テンプレートなどもございますので、ご利用ください。

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作業日報とは?書き方や保存期間など解説!

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「作業日報」とは一体どういう役割があるのでしょうか。また、書き方に決まりはあるのでしょうか。日々記入しているけれども、作業日報の正しい書き方や保管期間の決まりなど知らないことも多いと思います。今回は、知っているようで知らない「作業日報」について詳しく解説していきます。

そもそも作業日報とは?

作業日報とは、目標に対する進捗を明らかにし、一日の作業内容を上司や管理者に報告するための書類です。記入・提出することで作業を振り返り改善を促し、目標に対する意識付けを行います。提出を受けた上司・管理者は、業務管理や労務管理の資料とするだけでなく、個々の部下に適時アドバイスを行うことも可能です。

そのため、作業日報には、読む人が分かりやすいように目標、時間、コスト、改善点など具体的に記入することが必要です。会社や上司にとって、社員と情報共有を行いチームの売り上げ目標達成と、問題の早期発見・対策を行うため日々の作業日報は不可欠なものとなっています。

特に委託業務の多い土木・建築業など、外部での作業が多い業種では、社員の一日の報告をまとめた作業日誌は、進捗管理や工程管理などの業務を円滑に進めるため必要不可欠となっています。

作業日報の書き方とポイント

実は、作業日報の書き方に決まったフォーマットはありません。各会社によっては、あらかじめ日報の形式が用意されていればそれに従います。しかし、これからプロジェクトを始める場合などは、一から作業日報を記入していく必要があります。

作業日報には、書き方のポイントが2つあります。

 業務内容の報告
 所感を必ず記入する

以上のことを記入することで、誰でも読みやすく、簡潔に記載されていることが大切です。提出する重要な書式とし理解し内容を伝わりやすい作業日報を作成しましょう。

正しい書き方は?

では、作業日報の正しい書き方とはどのようなものでしょうか。書き方とポイントでご紹介した2点について詳しく解説していきます。まず1点目は「業務内容の報告」です。作業日報に書きなれないうちは、業務内容を時系列で書くようにしましょう。

続いて2点目は、「所感」です。一日の仕事を振り返る感想ではなく、その日の仕事に取り組んでみて、どんな気づきが生まれたのか書くのが所感です。業務内容の報告に対して、自分の気づきを深く掘り下げることで、結果の分析や改善案の提案などを記入しましょう。

この2点を書くことで、その日に行われた作業を情報化することができます。また、成果や問題・課題を明らかにすることができます。一日の出来事を客観的に認識することで、次の作業へつなげることができます。そして、日々の作業を振り返ることで、次に何をすべきかが具体的に分かるようになります。

書くときの3つのポイントは?

作業日報を書く上で大切なポイントと簡潔に分かりやすく伝える為に必要な事は、

 「何を」
 「どれほどの時間がかかり」
 「どれだけ行ったか」

という3つです。内容が客観的に伝わるよう、伝える事柄を時系列に沿って箇条書きで簡潔に書くことが大事です。

ビジネスで使用する文章は、読み手に分かりやすく簡潔に書くことが求められます。特にいつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何のために(why)、どのように(how)という、5W1Hを意識することで読みやすい文章が作れます。

また、数値は具体的に記入するようにしましょう。例えば、どのくらいの時間で何件テレアポをしたかなど具体的な数字を記入することで、上司や管理職が読んだ際、客観的な事実が分かりやすくなります。

作業日報を書くことで社内情報を共有することができます。会社が業務ごとの仕事内容を把握することや、個々の社員がお互いの仕事を確認し、課題の共有や競争心をあげることに役立ちます。誰が読んでもわかりやすく書けるよう、作業日誌を書く前には1日の内容を整理してから書き出すとスムーズにかける場合が多いようです。

保存期間はいつまで?

日報となりますので、読みやすい状態で管理し保存する事が重要ですが実際にはどれくらい保存すれば良いのか?保存が必要なのか疑問に思う事があります。作業日報の保存期間ですが、実は法律で決められた保存期間はありません。しかし、作業日報を保存していたほうがいいケースや法律の例外もあるのでご紹介します。

作業中のプロジェクトが継続中、または今後も類似案件がある場合

日報に記載したプロジェクトが進んでいる場合、作業日報は破棄しないほうがいいでしょう。問題が発生した際の証拠資料として、作業日報を使用する場合があります。今後も似たような案件に携わる場合も、事実資料として利用する可能性があるため、手元に残しておいたほうがいいでしょう。

1年間の保存義務がある業種がある

タクシーやトラックなどの運転手の場合、貨物自動車運送事業輸送安全規則で、作業日報に当たる業務日報は、1年間保存することが定められています。貨物運送業の場合、法令違反となりますので、作業日報の保管期間には十分注意しましょう。上記以外の場合、時間が経ち不要になった作業日報は、会社の都合で処分しても問題はありません。

作業日報は手書きよりもアプリで効率アップ!

作業日報の書き方をご紹介しましたが、やはり自分で書くとなると手間も時間もかかってしまいますよね。書き方に悩んだら、アプリと使うと効率よく作業日報を書くことができます。

アプリでは、作業日報のテンプレートに沿って書き込んでいくだけなので、手書きが苦手な方でもあらかじめフォーマットがあるため抵抗なくかけるのではないでしょうか。

アプリによって、業務内容の種類も様々なものがあるので、形式が時系列のものやタスク別のものなど業種にあった種類を選ぶことができ、口コミでは業務効率が上がったと好評です。

また、手書きの場合、過去の作業日報の保管場所や破棄する手間などの問題もありますが、アプリの場合は入力した情報をデータ化し蓄積・分析したり、社内での情報共有がしやすくなったりするという会社側のメリットの他、スマホや外出先から入力しやすいなど入力する社員の手間を省くことができ、忙しいビジネスマンにおすすめです。

作業日報の無料でダウンロード出来るテンプレートはこちら

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作業日報の作成で戸惑う方もいますよね。作業日報の様式はインターネット上でも多くみられますが、実際の業務で扱いにくいという声をよく耳にします。しかし、それは企業が行っている事業がそれぞれ異なるため、当然のことでしょう。ここでは、手軽で扱いやすい作業日報の様式(テンプレート)を掲載していますので、是非ご活用ください。

下記より無料で色々な種類の作業日報がダウンロードできます。無料で使えるテンプレートとなりますので、業種や用途に合わせてご利用ください。

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作業日報は会社での評価に繋がる為にシンプルで分かりやすく作成

最後に、作業日報は日々の仕事の振り返りの機会であり、上司や管理職にとっては仕事の進捗具合の確認や課題・成果の報告のため不可欠なものです。大切なのは作業日報を書いたその日に提出することです。

記入や提出を後回しにすることで、報告が遅れるだけでなく、アクシデントが起こった場合会社に損失を与える可能性があるからです。毎日記入するものなのでポイントを押さえ、今後の業務効率が上がるような書き方を身につけたいですね。
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