豆知識・情報：会社などの組織を示す役割をする為に作成する組織図とは？役割や作り方など解説！無料

そもそも、組織図とは何なのでしょうか。ここでは、役割や作り方などについて解説していきます。組織図を作成する時に基本的に必要な知識や役割を理解し作成する事が重要となります。

組織図を作成する前に作り方や役割を先に確認する様にしましょう！細かく項目に分けてご紹介致します。無料のテンプレートは一番最後にご紹介致しますので、最後までお付き合いください。

組織図は、組織チャートやオーガノグラム、階層図などと呼ばれており、会社などの組織が、どういった構造となっているのかを図に示したものです。

組織図を作成することにより、組織における仕事の役割（職務）や指揮命令関係、役割同士の部門化を明確に示すことができるようになります。

組織図には大きく分けて、

〇 フラット型
〇 マトリックス型
〇 階層型

の3種類があります。組織図は、その組織の骨組み・構造を示すものですから、組織図の種類は組織の種類でもあります。それぞれの種類について詳しくみていきましょう。

フラット型組織図は、水平型組織図とも呼ばれる形式の組織図です。このフラット型組織図は、管理者と従業員の2つのレベルで構成されたフラットな組織で使われます。

中間層に多くの人数が必要となる階層型組織に対し、フラット型の組織は中間管理職がほとんど、あるいは全く存在しません。

そのため、一般社員の従業員にもある程度権限が与えられていて、組織の意思決定に直接関与できる傾向にあります。

マトリックス型組織図は、組織にある複数のチームに同じ人物が所属している場合に使われる組織図です。例えば、Aというチームに参加しているメンバーが、別プロジェクトで動いているBチームにも参加している。もしくはAチームとBチームを同じ人物が指揮しているといった場合での組織図です。

階層型組織図は、組織のなかでも一般的な組織である階層型の組織で作成する組織図です。階層型の組織とは、1つのグループや人物が組織の頂点に位置し、相対的に弱い権力を持つグループや人物がその下に配置されていく組織のことで、上にいくほど配置される人物やグループが少なくなっていくことからピラミッド型組織やヒエラルキー型組織とも呼ばれています。

会社だと階層の頂点に会長・社長が位置し、その下に部長、課長、係長、一般社員という順で配置されていくのが一般的ですよね。

階層型の組織の特徴として、権力がトップに集中化され、意思決定がトップダウンの系統で行われることや上下関係があることで職場にはルールや規範が多いです。さらに、中間層に多くの人数が必要となるといったことがあります。

組織図は、必ずこう作らないという決まりはありません。ただし、組織内の関係を図示し、必要な情報の伝達方法をすべてのメンバーに確実に周知できる組織図である必要があります。

また、ランクを上の方を組織図の上位に、ランクが下の方を下位に配置するのが組織図を作る際の基本中の基本です。そして、同じ階層に複数の方がいる場合には、組織図の右側から順にランクが上位の方を配置するようにしましょう。

会社に組織図のテンプレートが無くて、一から組織図を作らなければならない場合、エクセルやワードを使って組織図を作るのがおすすめです。

また、ネットのウェブページで組織図のフォーマットを提供している方もいるので、そうしたものをダウンロードして活用するという方法もあります。本記事でも組織図のフォーマットがダウンロードできるので、是非ご活用ください。

組織図の役割には、

〇 組織における管理面での情報伝達
〇 組織のメンバーの役割を明確化する
〇 組織のメンバーの役割の再調整・再構築し効率化する

などの役割があります。そのため、組織図には単にメンバーの名前だけを書くのではなく、メンバーの写真などの情報を追加すれば、さらに便利な図となりメンバー間の結びつきを強めることができます。

3種類ある組織図には長所と短所があります。それぞれの種類ごとに詳しくみていきましょう。組織図を作成する場合には長所と短所を理解して作成する必要が出てきます。長所と短所を理解して作成を行いましょう。作成する種類ごとの短所・長所をご紹介致します。

階層型のみで組織を構成する企業は年々減少しているのに対し、フラット型で組織を構成されている企業やチームは増加傾向にあります。それは、フラット型の組織図に以下の長所があるからです。長所を理解する事でより有効な組織図の利用が可能となります。

それでは、フラット型組織図の長所についてみていきましょう。

■長所①　コストを低く抑えられる

フラット型の組織は中間層のメンバーが少ないので、一般社員よりも給与が高い中間層にかかるコストがほとんどかかりません。

コストを抑えられた分をマーケティングなど、他のことにまわすことも可能です。

■長所②　メンバー間の意思疎通がスムーズになる

フラット型の組織は、階層型の組織と比べて上下関係がほとんどありません。

上下間のコミュニケーションは意思疎通が取れるのがどうしても遅くなりがちですし、正確さを損なってしまうことも少なくありません。

組織のメンバー間の意思疎通がスムーズにできやすいこともフラット型組織の長所です。

■長所③　メンバーのモチベーションや満足度を高めやすい

フラット型の組織は、一般社員の従業員にもある程度権限が与えられているので、自分の考えたアイデアや方法が採用されやすく、それが仕事へのモチベーションにも繋がります。

また、自分の意見が通りやすいということは、組織に信頼されているということでもあるので、組織への満足度も上がります。

次に、フラット型組織図の短所についてみていきましょう。長所も多いフラット型組織ですが、もちろん短所も存在します。フラット型組織・組織図の短所には、

〇 中間管理職がいないことにより責任が曖昧になりやすい
〇 個人間のヒエラルキーによって組織活動が支配されてしまう可能性がある

といったことが挙げられます。

マトリックス型の組織・組織図にも長所と短所の両方が存在しています。組織図を作成する時にフラット型組織図を作成するかマトリックス型、階層型で作成するか長所と短所、用途から選び作成する様にする事が非常に重要です。作成したけど使えない組織図を作成しても意味がないからです。

マトリックス型の組織の長所には、

〇 複数の組織構造の組み合わせで柔軟な対応が可能となる
〇 複雑な管理が必要なグローバル展開にも有効

などが挙げられます。

マトリックス型組織図は、様々な組織構造のメリットを持ち合わせているので、組織構造の組み合わせをかえることで、組織全体の構造を変えなくても、市場の変化やクライアントの希望に柔軟に対応できます。

また、グローバル展開を進める際は、各種製品別の管理も重要となりますが、マトリックス型組織図は、そうしたことにも有効です。

マトリックス型組織図は、同じ人間が複数の組織に所属しているので、組織全体で情報が重複・複雑化しやすくなってしまいます。

特に上司が複数存在する場合は、組織構造を形成する際に役割や責任の分担を怠ると、指揮命令系統に混乱を招いてしまうことも少なくありません。

次に、階層型組織図の長所と短所についてみていきましょう。多くのルールや細分化を行いたい場合に有効的なのが階層型の組織図となります。組織図を作成する場合には、使う用途、使用する目的、誰が使うかなどを明確にして作成する必要があります。

階層型の組織・組織図の長所は、

〇 仕事が細分化でき、作業の専門性と効率性とも高めることができる
〇 職場ルールの明確化
〇 昇進の流れがはっきりとする

などが挙げられます。上記に記載した通りに用途に合わせて作成する必要があります。

一方で、階層型の組織・組織図には、無論短所やデメリットも存在しています。主に

〇 階層が多いことで意思伝達や意見報告に時間がかかる
〇 意識伝達中に伝えるべきことにズレが生じやすい
〇 社員の能動的な考えや行動が制限される
〇 市場変化やマーケティング戦略調整などに素早く対応しにくい

などの短所があります。そのため、階層型のみで組織を構成する企業は年々減少しています。

組織図を作るなら、オシャレなデザインの組織図にしたいですよね。まずは、ここで紹介する3つのことを組織図に取り入れてみてください。せっかく作成する組織図が見難い、シンプル過ぎるのも良くありません。作成が可能であればオシャレなデザインで作成しましょう。

単に文字だけが書いてある組織図では味気ないですし、少しでもオシャレな組織図にしたいのであれば、組織図に写真や画像を追加するとよいでしょう。しかも、画像を追加することで文字情報が伝わりやすくなりますし、名前だけでなく写真などの情報を追加することで、より組織に所属するメンバー同士の結びつきが強化できます。

単に名前や所属を記入するのではなく、図形を組織図のなかに取り入れ、その図形のなかに文字を入力すると、オシャレな組織図になります。図形も同じ図形を使うのではなく、階層や部署などによって違う図形を使えばオシャレで、誰が見ても分かりやすい組織図にすることができます。

同じ色やスタイルの文字で組織図をすべて書くより、配置ごとや内容ごとに文字の色やスタイルを変更すると、組織図をオシャレにすることができます。ただし、色やスタイルを増やし過ぎてしまうと分かりにくい・見にくい組織図になってしまうので注意しましょう。

組織図の作成方法に決まったルールがあるわけではありません。すでに組織図のテンプレートがあるのならそれを使えばよいですし、その組織図がオシャレでないので新しく作りたいという方はエクセルやワードで新たに作成してもよいでしょう。

シンプルな組織図やオシャレな組織図のフォーマットのダウンロードが可能なので、是非ご活用ください。組織図の無料テンプレートは随時投稿・登録されますので、用途に合わせてご利用くださいませ。