豆知識・情報：ビジネスマナー【5W1H】とは？仕事や勉強に役立つ目的を解説！例文や使い方を簡単…

5W1Hとは「5つのWで始まる言葉」と「1つのH」で始まる言葉を組み合わせた言葉です。

具体的には

■5W

・「いつ」When
・「どこで」Where
・「誰が」Who
・「なにを」What
・「なぜ」Why

■1H
・「どのように」How

という意味があります。

5W1Hは「必要なことを漏れのないように伝える」ためにあります。


5W1Hを意識して伝えることによって、漏れなく大切な情報を伝えることができて、スムーズに業務を遂行することができるのです。

ただ、5W1Hを守っていれば良いというわけではありません。

それぞれのポイントがありますのでご紹介いたします。

When（いつ）とは

・時間
・時期
・期間
・期限

のことを指しています。

多くの仕事には期限が設けられています。その期限を明確にして相手に伝えることがポイントです。

例えば、打ち合わせの日程を伝える場合は「◯年◯月◯日（曜日）」としっかりと伝えましょう。

時間指定がある場合も同じです。「午前・午後◯時～」のように午前か午後を伝えなければ間違えてしまう可能性もありますので、どちらかをしっかりと伝えましょう。

Where（どこで）は「場所」のことを言います。

打ち合わせの場所や作業場所、集合場所など、どこで行われるかを正しく伝えることがポイントです。

場所は明確にして伝えなければ、たどり着くことができませんので、住所と一緒に地図を提示すると尚親切ですよ。

書類の提出場所や保管場所などもWhere(どこで)に含まれます。

Who（だれが）は「人」のことを言います。

会議には誰が参加するのか？作業は誰と行うのか？などをしっかりと伝えることがポイントです。

これを明確にすることで「～だろう」によるミス・トラブルを防止することもできます。

What（なにを）は、その対象物・対象内容のことを言います。

・どんな・何の作業なのか
・どんな・何の依頼なのか
など、仕事の内容を明確に伝える事がポイントです。

これを明確にしていなければ、作業ミス・トラブルが発生することもあるので、しっかりと伝える必要があります。

Why（なぜ）は、その目的・理由のことを言います。

なぜそれを行う必要があるのか？をしっかりと説明することがポイントです。

これを伝えることで仕事の効率や質が上がり、「やり直し」の手間を無くす効果もあります。

How（どのように）は、方法・手段のことを言います。

どのような方法で、どういった手段（状態にするのか）を具体的に伝える事がポイントです。

具体的に伝えることでミスを減らす効果があります。

5W2Hは1つHが増えていますよね。

この追加されているHの意味は「HowMany（いくら・いくつ）」＝費用やコストのことを言います。

この企画にどれくらいの費用をかけるのか、どれくらいの金額でやってほしいのかを具体的に話す事がポイントです。

これを伝えることで、相手は予算を含めた案や答えをスムーズに考えることができます。

5W1Hを使ったとき、どれくらい伝わりやすくて、使わなかったときはどれくらいわかりにくいのかを比べてみましょう！

例えば、あなたがたくさんの仕事を追っているのに上司Aから「この仕事を優先的に進めて下さい」と、頼まれた時。

今の状況を説明相談するために上司Bに5W1Hを使った説明をすると以下のようになります。

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今朝上司Aさんから、この仕事を優先的に進めるようにとの指示がありました。夕方の会議に使用するのでかなり急ぎだということです。

そのため、一旦この仕事を最優先したいと思っています。
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ここまで具体的に説明すると、上司Bは「OK」「NO」で答えることができます。

この例文を見て「5ｗ1H全部入ってないけど大丈夫なの？」と感じる方もいらっしゃるかと思います。

5W1Hは必ずしも全て使わなければいけないというルールではありません。

無理やり5W1Hを入れてしまうと反対にわかりづらくなってしまうこともあります。

物事を伝える際に「不要」な情報は省いても問題ありません。今回の場合は「どこで」の場所が不要な情報ですので省かれています。

では、上記のシーンで5W1Hを使わなかった場合どうなるのでしょう？

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申し訳ありません。急ぎの仕事があるのでこちらを先に進めます。
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これでは、上司Bも「なぜ急いでいるのか？」「いつまでに完成させなければいけないのか？」「誰からの指示で？」と聞き返さなければいけない「手間」が発生します。

また、しっかりと伝えなかったことで上司Bも優先順位を図ることができません。その結果、本当に大切な仕事を後回しにしてしまい納期が遅れるなんてトラブルも発生する可能性もあります。

ビジネスシーンで成功をするためには、いかに5W1Hが重要かということがわかります。

5W1Hは、相手に情報を正確に伝えてミスやトラブルを防ぐためにもとても重要な伝え方ということがわかりました。

他にも聞き返しの手間を省くというメリットもあり、効率よく仕事を進めるためにはとても大切なビジネスシーンでの基本的な伝え方となります。

慣れると自然に使いこなせるようになりますので、日々練習を重ねましょう！