豆知識・情報：取引先や社外への送付状のビジネスマナーについて、書類を郵送やFAXで送る時の書き…

送付状とは、先方へ何かしらの書類を郵送やFAXで送る際に、同封されている書類の中身を知らせるための書類です。通常では使うことのない送付状ですが、ビジネスシーンでは書類を送る際に必須な書類となります。

ビジネスシーンで頻繁に使われる送付状だからこそ、送付状についてのマナーについてしっかりと把握しておかなければいけません。

「開けたらわかるから、送付状はつけなくてもいいのでは？」と思うかたもいらっしゃるかと思います。送付状をつけていないからと言って、なにか罰則があるなどというわけではありません。

ビジネスシーンでは送付状をつけることは基本的なマナーの中の一つなので、付けていないと「マナーを知らない会社」と思われてしまう可能性もあります。

送付状を同封することで、送付先の方へ送付物の内容や目的などを簡単に伝えることができるため、業務を円滑に進めることもできます。

特に忙しい会社の場合、送付状を確認して今すぐ確認しなければいけない書類か、後回しにしても大丈夫な書類かが一目見てわかるので、大変助かります。

送付状の同封は、相手へ思いやりを伝えるためにも、基本的には書類を送付する際にはつけておきましょう。中には送付状は必要ないと、送付先から言われることもあります。その場合は、送付状の同封はしなくてもOKです。

以下のような書類を郵送する場合、特に送付状をつけるようにしましょう。

●取引先に書類を郵送する
●取引先に書類をFAXする
●取引先にCDやDVDを郵送する場合
●就職先へ履歴書や職務経歴書などの書類を郵送する場合

書類を郵送する際は、書類の内容にかかわらず送付状を添付するようにしましょう。

送付状に記載する項目は以下の通りです。

1.書類のタイトル【送付状（書類送付状）】
2.送付日
3.宛先
4.送付元
5.挨拶
6.書類の内容（請求書・見積書など）
7.書類の枚数
8.書類の作成者

送付状のビジネスマナーは以下の通りです。マナーをしっかりと理解し、相手に失礼のない送付状を作成しましょう。

見積書や請求書など、重要な書類には社印や作成者、確認者の印鑑が必要となります。ですが、送付状は郵送の内容を記載しているだけのため、重要書類ではありません。送付状には印鑑は必要ありません。

クリアファイルに挟んで郵送すると、雨の日でも書類が濡れてしまう事もありません。大切な書類に折り目を付けず、綺麗な状態で届ける事も出来るので、できればクリアファイルに挟んで郵送することをおすすめします。

送付状は基本的にA4用紙を使用するようにしましょう。郵送する際は、折らずにクリアファイルに入れて郵送するか、三つ折りにして同封するようにします。実は、書類を封筒に入れる際にもマナーがあります。

クリアファイルに入れて郵送する場合は、送付状が封筒の面に送付状がくるように入れます。

順番で言うと送付状が一番上になり、送付状に書かれている書類順に残りの書類を入れていきましょう。

三つ折りにして封筒に入れる場合、折った書類の上端が封筒の裏面の右に来るように、入れるのがマナーです。

送付状のビジネスマナーの注意点についてご紹介いたします。

FAXで送信する場合、郵便で郵送する場合どちらも言えることが、必ず送付先の情報に間違いがないかをチェックしなければいけません。

送付状は基本的に雛形を作成しておき、それぞれの会社の情報を入力して保存しているかと思います。

なんの変更もなければ、そのまま使いまわしても問題ありませんが、取引先の情報が変更になった際（住所や担当者など）その都度変更しなければいけません。

送付の際は毎回以下のような項目をチェックしてから送付するようにしましょう。

●相手の住所
●担当者の名前や役職・部署
●内容書類について
この中でも特に、担当者や役職、部署は都度変更になる会社もあります。

変更になったことが分かり次第、雛形の変更をしておくといいですよ！

送付状は基本的にパソコンで作成されています。パソコンで作成できるのであれば、できるだけパソコンを使用して作成しましょう。なんらかの事情で、どうしても手書きになってしまう場合は手書きでもOKですが、縦書きで書くようにしましょう。

とくに、担当者名や担当部署名、問い合わせ先などの情報は、書類の内容に不明点がある場合に、スムーズに連絡が取れるよう、必ず記載しておきましょう。

送付状はビジネスシーンではよく使われる書類で、内容もそれほど難しくはありません。ですが、簡単な書類だからこそしっかりとマナーを守り作成しなければ、マイナスな印象を与えてしまう可能性もある重要な書類でもあります。

雛形を、どう作れば良いのかわからない方や、作成する時間が無い方は、無料でダウンロード可能なサイトの雛形を利用することをおすすめします！