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雇用者作成の従業員名簿とは?労働者名簿との違いや書き方など解説!&無料

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雇用者作成の従業員名簿とは?労働者名簿との違いや書き方など解説!&無料

従業員名簿は、従業員を雇っている組織であれば必ず作成の必要があります。しかし、これまで従業員名簿を作ったことがない場合、どんなことを書いたらよいのか分からないという方もいるでしょう。

実は、従業員名簿は記載内容に細かな規定が定められているので、作成するときに注意しなければならないポイントがいくつかあります。作成した従業員名簿の保存期間も定められています。今回は、従業員名簿を作成するのに知っておくべきことについて解説していきます。

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従業員名簿とは?書き方や保存期間など解説!

従業員名簿は必ず用意が必要な書類なのでしょうか?会社側や雇用側が必ず用意する必要がある書類かなど詳しく解説を致します。従業員名簿とは一体どういった書類なのでしょうか。ここでは、書き方や保存期間などについて解説していきます。

そもそも従業員名簿とは?

従業員名簿とは、組織が雇っている従業員の氏名や採用した日などの、組織で働いているすべての従業員に関する情報が記してある書類のことです。従業員名簿の作成目的は、適切な労務管理ができているかを明確にするためです。そのため、従業員を雇っている組織であれば、法人・個人関係なし、組織の大・小も関係なく従業員名簿を作成しなければなりません。

また、労働基準法第107条で、企業が労働者を雇い入れる際は、名簿を整備する義務が定められています。もし、従業員を雇っているのに従業員名簿を作成していなければ、労働基準法に違反していることになり、労働基準監督署から処罰を受けることになってしまうので注意しましょう。

従業員名簿と労働者名簿の違いは?

労働基準法第107条で定められているのは従業員名簿ではなく労働者名簿ですが、一部の組織が労働者名簿のことを従業員名簿と呼んでいるだけで、従業員名簿と労働者名簿は同一の書類です。

そのため、従業員名簿も労働者名簿と同じ法定三帳簿のうちの1つになります。法定三帳簿とは、労働基準法によって、会社の規模に関わらず設置が義務づけられているもので、労働基準監督署の調査が入った際は必ず確認されると思っておいた方がよいでしょう。

労働者名簿(従業員名簿)の他には、賃金台帳と出勤簿が法定三帳簿で、賃金台帳と出勤簿も、労働者を雇っている組織であれば法人・個人関係なし、組織の大・小も関係なく作成しておかなければなりません。

内容に漏れのないように、また不足のないようにしっかり記載し、一定期間の保管業務もあります。つまり、労働者名簿というのは、労働基準法での定義通りの呼び方で、労働者名簿のことを従業員名簿と呼ぶところもあるのだということです。

従業員名簿の正しい書き方とは?

それでは、従業員名簿の正しい書き方についてみていきましょう。正しい記載方法を行う必要がありますので、ポイントを押さえて作成する必要があります。作成事態は簡単に出来ますので、作成前に確認し作る様にしましょう。

記載すべき項目は?

従業員名簿には、必ず記載しておかなければならない項目がいくつかあります。従業員名簿への記載業務がある項目は、下記のとおりです。

 氏名
 生年月日
 履歴
 性別
 住所
 従事する業務の種類
 雇入の年月日
 退職の年月日及びその事由
 死亡の年月日及びその原因

この9つの必要事項は、労働基準法第107条および労働基準法施行規則第53条によって定められているので、どれか1つでも記載されていないと従業員名簿とは認められません。

そのため、従業員名簿を作る場合は書き忘れないようにしましょう。また、記載事項に変更があった場合は、速やかに名簿の修正が必要です。

「氏名」の書き方

従業員名簿に記載する氏名は、戸籍上の氏名です。そのため、在職中に結婚して姓が変わったり、離婚して旧姓に戻ったりした場合は、従業員名簿の氏名の変更が必要になります。結婚後に社内で旧姓を使用している場合でも、従業員名簿に記載するのは戸籍上の氏名です。

「生年月日・履歴・性別」の書き方

従業員名簿に記載する生年月日と性別も、戸籍に書かれているものと同じにする必要があります。履歴は、基本、その組織内での配置転換や異動といった履歴を記載します。

「住所」の書き方

従業員名簿に書く住所は、住民票に書いてある住所ではなく、その従業員が実際に住んでいるところの住所です。住民票の住所と実際の住所が異なる従業員がいる場合もあるので注意しましょう。 

「従事する業務の種類」の書き方

従事する業務の種類とは、その従業員が行なっている業務の内容のことです。現在、配属されている部署での業務内容や職種などを書きます。ただし、従事している従業員が30人未満であれば必ず記載する必要はありません。

「雇用の年月日」の書き方

従業員名簿に書く雇入の年月日は、従業員の採用を決定した日ではなく、従業員を実際に雇用した日です。採用を決定した日ではない事を注意点として間違いない日付で作成する必要がありますので注意し作成を行う様にしましょう。

「退職の年月日及びその事由」の書き方

従業員が退職した年月日とその事由。退職が解雇であった場合にはその理由も記載し、起算日から3年間の保存が義務付けられています。ただし、退職の理由が従業員の都合であった場合には、退職事由の記載は必要ありません。

「死亡の年月日及びその原因」の書き方

従業員の退職が、病気や事故などによって亡くなった場合は、死亡の年月日及びその原因を従業員名簿に書いておく必要があります。これは、従業員の死亡原因が労災にあたるかどうかを判断するのに必要となるからです。

書くときの注意点は?

従業員名簿は必ず記載しなければならないことが決まっていますが、書式には特に取り決めがあるわけではないので、どんな書式・様式で書いても問題はありません。

しかし、自分で従業員名簿を作成した場合、記載必要事項を入れ忘れてしまう可能性もあるので、ネットで提供している従業員名簿のテンプレート(雛形)を使った方が安全です。

従業員名簿のテンプレートは、厚生労働省の専用ページからダウンロードできますし、ここでも従業員名簿のフォーマットのダウンロードが可能です。

従業員名簿の正しい保存方法と保管期間はいつまで?

従業員名簿は、雇っていた従業員が何らかの理由で退職しても、一定期間保管しておく義務が法律で定められています。間違えて必要な保存期間内に破棄や書類が無くならない様にする事が非常に重要となりますので、保管には注意をしましょう。

従業員名簿の保存期間は起算日から3年間

従業員名簿の保存期間は起算日から3年間です。これは、労働基準法第109条で「使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない」と、従業員名簿の保存期間が定められているからです。

そのため、何らかの理由で従業員が退職しても、すぐに従業員名簿を処分・削除しないようにしましょう。ちなみに、起算日とは従業員が入社した日ではなく、従業員の退職・解雇・死亡の日です。起算日の定義によって、3年間の範囲も異なりますので注意が必要です。

従業員名簿の保存は電子データでも大丈夫

従業員の多い組織だと、現在働いている従業員に加え、退職から3年以内の元従業員の従業員名簿まで保存しておくとなると置き場にも困るでしょう。

実は、従業員名簿は電子データで保存しておいても問題ありません。そのため、紙媒体での従業員名簿の保存が困難な場合は、従業員名簿を電子データで保存しておけば、従業員名簿が膨大でも置き場に困りません。

ただし、従業員名簿が必要な場合は、その従業員名簿をプリントアウトしなければならないことが多いので、労働基準監督官から従業員名簿の閲覧、提出などを求められた際にすぐに従業員名簿がプリントアウトできるようにしておきましょう。

従業員名簿の作成に住民票は必要?

従業員名簿を作成する際、記載事項の確認のために、従業員に住民票の提出を求めているところは少なくありません。

従業員名簿の作成や事務手続き、従業員の身元確認をするのに住民票はとても便利ではありますが、従業員名簿の記載事項の確認をするなら、住民票ではなく、可能な限り「住民票記載事項の証明書」で処理するようにした方がよいです。

なぜなら厚生労働省が、公的書類の提出を求める行為自体は差し支えないが、その場合には戸籍謄本や住民票以外の公的書類にするのが望ましいと行政指導を行なっているからです。

住民票や戸籍謄本を従業員名簿の記載事項の確認に使うと、住民票には、その従業員の国籍や本籍なども明らかとなってしまいます。それによって、労働基準法第3条に定められている「均衡待遇」に抵触する差別的取り扱いが行われる恐れがあるため注意が必要です。

つまり、従業員名簿の作成には住民票は必要ありませんし、組織側が従業員名簿の記載事項の確認のために住民票の提出を求めてきた場合、それを拒否して国籍や本籍が明らかにならない住民票記載事項の証明書などの公的書類にしてもらうことが可能だということです。

無料でダウンロード出来る!従業員名簿のフォーマット&テンプレートはこちら

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従業員名簿のテンプレート(雛形)は、厚生労働省の専用ページからダウンロードが可能です。従業員名簿は必要記載事項を守っていれば、自由な書式・様式での作成が可能です。

しかし、記載忘れがあってはならないので、さまざまところで提供されている従業員名簿のフォーマットを利用するのをおすすめします。従業員名簿のフォーマットは、ここからでもダウンロード可能です。

ここでは、手軽で扱いやすい従業員名簿のフォーマットを掲載していますので、ぜひご活用ください。編集が出来るワードやエクセル・印刷するだけで使えるPDFなどの無料テンプレートがございます。以下よりダウンロードしご利用ください。

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従業員名簿や雇用名簿は雇用主が準備して作成する必要がある!

従業員名簿は従業員を雇うのであれば、絶対に作る必要がある書類です。また、従業員名簿に書かれていることに変更があった場合は、すぐに書き換える必要もあります。業種や従業員数や、編集を行う場合に利用したい適切なテンプレートなどを利用しましょう。

従業員名簿を作成したからと安心だと従業員名簿の管理を怠っていると、労働基準監督官から従業員名簿の閲覧、提出などを求められた際に慌てることになってしまいます。従業員名簿作成時に必要記載事項の書き忘れに注意するだけでなく、作成した従業員名簿は適切な管理が行えるようにしておきましょう。
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