豆知識・情報：旅費計算書とは？使い方や旅費精算について解説！出張時に使える知識！Excel・W…

旅費でかかった費用について旅費精算処理を行い、そのすべてをまとめた書類を旅費計算書として提出するために作成されます。会社によっては旅費精算書とし、提出する場合もあります。

・出張にかかる交通費
・出張先に宿泊する場合はホテル代

出張の場合、食費や個人でのお土産などの料金は経費として計算する事ができませんので注意が必要です。

*旅費計算に入らない費用について

・懇親会、親睦会などを行う場合の交通費や宿泊費など（交際費）
・研修に参加する場合の交通費や宿泊費など（研修費）
・慰安旅行の交通費や宿泊費など（福利厚生費）

これらは、全て旅費精算ではありませんので、気を付けましょう。

旅費精算できるかどうかわからない物については、必ず事前に経理担当者へ確認しておきましょう。自己判断で記載しないようにしましょう。

◆出張申請

出張に行く前には、出張に行く旨を関係者に報告する必要があります。報告し許可を貰うには、出張計画書や申請書などを提出して、旅費がどのくらい必要なのかを申請します。

◆立替払い

旅費については、領収書などの確認後後払いとなりますので、その場では立替払いをしなくてはいけません。
必ず領収書、またはレシートを保管するようにしましょう。

◆旅費計算書の作成

出張から戻ってからすぐに作成をする書類が、旅費精算書です。作成後は関係者へ提出し、予定支出と相違がないかなどをチェックしてもらいます。

◆旅費の精算

関係者へ提出し、承認を得た後、経理へ提出し、精算をしてもらいます。

用紙のサイズや向きにつきましては自由ですが、一般的にはA4用紙/縦が見やすく、ひな形の多くはこの様式で作成されています。

出張費用の使用は妥当を基準にしましょう。例えば、宿泊先が高級ホテル、移動手段は新幹線の指定席やグリーン席を役職も何もない社員が使用している場合、税務調査で指摘されてしまう可能性が高いです。

役職が無いから、汚いホテルに泊まる、すべて歩きで移動など極端な決まりは逆にトラブルとなってしまう可能性がありますのでNGですが、

・宿泊ホテルは5000円以内
・使用する交通機関は最安値で移動できる手段を選択する。

など、出張旅費に関して細かく決めておく必要があります。

旅費精算時に最も多いミスが出張経費として扱えない項目を記入してしまう事です。その中でも多いのが「交際費」として勘定すべき項目を入れてしまう事です。作成の際は、勘定項目のチェックは必ず行い、分からない場合は確認するようにしましょう。

領収書とレシートは、貰い忘れがちな物ですが、旅費計算書と一緒に提出する必要がありますので、必ず取っておきましょう。交通手段などで、領収書が残せない場合などの対処については、あらかじめ会社で確認しておきましょう。

旅費計算書には決まった項目が設定されていないので、今回は一般的に使用されている項目をご紹介いたします。会社によって、記載項目を指定されている場合もありますので事前に確認しておきましょう。

表題は、税務調査でも確認される書類ですので、誰が見ても分かりやすく「旅費計算書」や「旅費精算書」「出張精算書」などとしましょう。

1.出張者の氏名・所属
2.出張先
3.出張期間
4.要件
5.出張で使用した合計金額

をそれぞれ記載しましょう。

出張で使用した合計金額の内訳を詳しく記載しましょう。
記載項目例）

・日付
・交通手段/費用
・宿泊先/宿泊費
・その他費用内容/その他費用
・日当

出張経費と出張手当はどう違うのか？手当と経費は一緒では？と思いますが、実は全く違うもので、出張手当については、旅費精算に入れることはできません。

◆出張経費について

出張経費は、出張の際に必要になる費用の事で、交通費や宿泊費など出張で使用した費用を会社へ請求する事ができ、会社は出張経費として精算する事が出来ます。

◆出張手当について
出張手当は、出張経費以外の費用を支払う際に使用される手当です。諸経費や慰労など、「会社のために出張に行ってくれた」お礼のような意味で支給されています。出張手当は、出張経費には含まれず、給与扱いとなりますので注意が必要です。

旅費計算書作成時は、この出張手当は含めないようにしましょう。出張手当の金額は、会社によって規定がありますので、事前に確認しておきましょう。

特に出張が多い方は、一度作成したひな形を保存しておくことで、何度もひな形から作成せずに済みますので、PC内、またはコピーした用紙を保管しておくことをおすすめします。

旅費計算書は、一定期間保管をしておかなければいけない書類で、旅費計算書の証拠となるレシートや領収書も同様期間保管が必要です。バラバラで提出してしまうと、保管に困ってしまいます。レシートや領収書の添付方法は事前に経理担当者へ確認しておきましょう。

旅費計算書は無料でダウンロードが出来るテンプレートのご用意がありますので、ExcelやWordで作成時の用途に合わせてご利用頂けます。会社に書式やフォーマットが無い場合にご利用頂けるテンプレートとなり、作成する時間を省き、業務を円滑に進められます！以下のリンクより是非ご利用ください。